Productiviteit

Wat is productiviteit?

“Productivity isn’t everything, but in the long run it is almost everything. A country’s ability to improve its standard of living over time depends almost entirely on its ability to raise its output per worker. Paul Krugman, The Age of Diminishing Expectations (1994)”

Aldus Krugman (1994) in zijn boek “The age of diminishing expectations”. Productiviteit is hoeveel output met een eenheid input kan worden geproduceerd. Output staat meestal voor de totale productie of de toegevoegde waarde van een bedrijf, person, sector of van de hele economie.

De laatste tientallen jaren ligt er op economische maar ook op persoonlijk vlak een verhoogde nadruk op de efficiëntie en productiviteit. Wat hiervan de volgen zijn bespreken we in deze podcast over stress.

1) Durf te kiezen

Misschien herken je het wel: je wilt uitblinken in heel veel dingen tegelijk en vaak lukt dit niet. Je kunt niet alles, helaas. Als je succesvol wilt werken, is het belangrijk om keuzes te maken.

Ga voor jezelf na wat je goed kunt, hoeveel tijd je hebt, maar ook wat je wilt bereiken. Durf dingen uit handen te geven als je ergens niet aan toekomt.

2) Maak een ‘niet vergeten’-lijstje

Vaak denken we dat we dingen wel kunnen onthouden en dus schrijven we het niet op. Toch blijft zoiets altijd in je achterhoofd hangen omdat je het niet moet vergeten. Of misschien ken je zelfs het gevoel dat er iets is dat je moet onthouden, zonder direct te weten wat dat ook maar weer was. Dit zorgt ervoor dat je focus vermindert.

Belangrijke dingen vergeet je vaak niet en zul je dus als eerste doen. Er zijn ook werkzaamheden die je minder leuk vindt of die minder belangrijk zijn, maar ze moeten wél gebeuren. Schrijf deze op je ‘niet vergeten’-lijstje. Op deze manier vergeet je de werkzaamheden niet en houd je de focus en rust doordat je zeker weet dat je niets vergeet.

3) Stel prioriteiten

Ga na wat belangrijk is en begin ’s ochtends met de belangrijkste dingen. Wanneer je prioriteiten stelt, moet je goed kunnen onderscheiden wat belangrijk is en wat minder belangrijk is voor jou. Iets wat meer tijd kost, hoeft niet per se belangrijker te zijn.

4) Check maximaal 2 keer per dag je e-mail

Iedereen kan op elke moment van de dag mailen, maar als je je inbox de hele dag open hebt staan, word je continu afgeleid. Plan voor jezelf twee momenten in waarop jij je inbox checkt. Bijvoorbeeld aan het begin en het eind van je werkdag.

5) Zet je sociale media uit

Afleiding is overal, online en offline. Al die prikkels kunnen weerstaan is “een van de grootste uitdagingen van deze tijd”, aldus de Britse bedrijfspsycholoog Tony Crabbe. Zorg ervoor dat je privé en zakelijk goed gescheiden kunt houden. Stop je telefoon in je tas, zodat je minder neigt om deze te pakken en bezoek geen socialmediakanalen als dit niet nodig is.

6) Plan een ruime tijd in

Wanneer een taak af moet, kun je vaak wel inschatten hoe lang dit ongeveer gaat duren. Het is handig om een ruime tijdsschatting te maken, zodat je zeker weet dat je de taken naar tevredenheid kunt afmaken.

7) Stel dingen niet te veel uit

Bedrijfspsycholoog Tony Crabbe zegt “de grootste verleiding ligt niet in lanterfanten, maar in het doen van makkelijke routineklusjes in plaats van complexe taken. Door druk te zijn, voelen we ons productief, maar in feite vermijden we het maken van moeilijke keuzes”.

Soms zijn er taken die je lastig vindt en liever niet doet. Toch moet dit gebeuren. Hoe eerder je eraan begint, hoe sneller je er vanaf bent. En misschien valt het achteraf allemaal wel mee met hoe zwaar het was.

8) Zorg dat je genoeg slaapt

Wanneer je slaapt, kom je tot rust en laad je je op voor de volgende dag. Zorg er dus voor dat je voldoende uitrust, zodat je de volgende dag voldoende energie, zin en focus hebt om aan het werk te gaan. Dit zorgt ervoor dat je genoeg concentratie hebt en vrolijker op de werkvloer bent.

Het vaak gehoorde advies is om tussen de 7 en 8 uur per nacht te slapen, maar dit geldt niet voor iedereen. Sommige mensen hebben meer of minder slaap nodig. Het beste advies is om op een vast tijdstip op bed te gaan en met een uitgerust gevoel wakker te worden. Houd hierbij zoveel mogelijk regelmaat in. Zowel in het weekend als doordeweeks.

1: Weet waar jouw tijd heengaat

Veel mensen worden overvallen door de tijd, waardoor ze aan het einde van de dag nog veel te veel te doen hebben. Maak daarom inzichtelijk waar je jouw tijd aan besteedt. De uitkomsten zullen je waarschijnlijk verbazen… Er zijn verschillende apps waarmee je dit bij kunt houden, maar je kunt het ook gewoon in een schriftje zetten. Houd dit een paar dagen tot een week bij en evalueer. Toggl is bijvoorbeeld een goede app voor dit doeleinde.

2: Kijk waar je tijdwinst kunt boeken

Nu je weet waar jouw tijd in gaat zitten, kun je deze kennis gebruiken om je dagen in te plannen. Misschien zie je gelijk al dat je veel tijd kwijt bent aan koken en boodschappen doen, terwijl je hier een hekel aan hebt. Dan kan het helpen om je boodschappen online te bestellen of in één wekelijkse sessie in te slaan, en vervolgens te mealpreppen. Dit kan je letterlijk uren per week besparen, als je bedenkt dat een rondje supermarkt en koken elk zo’n 30 minuten kosten (of meer).

Hier vind je een aantal lekkere meal prep recepten.

3: Plannen en prioriteiten stellen

Bedenk elke week en elke dag waar jouw prioriteiten liggen. Dit kan per dag en per week verschillen. Maak op zondag bijvoorbeeld alvast een weekplanning, waarin je sportmomenten, mealprep, belangrijke werk- of studietaken en sociale contacten en andere vormen van ontspanning vastlegt. Deel je dagen in in tijdsblokken, waarbij je zelfs kunt werken met strikte deadlines. Op die manier voorkom je dat je heel veel werk op het laatste moment moet doen, of te veel lummelt.

Zorg ook voor voldoende ontspanning en balans. Misschien lijkt een uur werken productiever dan een uur een boek lezen of wandelen, maar als dat uurtje ontspanning ervoor zorgt dat jij je de rest van de dag een stuk beter voelt dan is het dat zeker waard!

4: Houd rekening met je focus en energieniveau

De meeste mensen hebben ‘s ochtends meer focus dan aan het einde van de dag. Daarom zou het beter zijn als je werkzaamheden die veel concentratie vereisen in de ochtend doet. Stel vergaderen of e-mails beantwoorden liever uit tot de middag.

Je energie, motivatie en focus zijn dus allesbehalve constante factoren. Breng voor jezelf in kaart op welke momenten van de dag of week jij het beste bepaalde taken kunt doen, zodat je jouw hersenen en lijf optimaal benut op die momenten. Misschien heb jij op maandagochtend juist heel veel energie en werkdrive, na een ontspannen weekend. Of misschien moet je dan juist nog op gang komen en is dinsdag jouw piekmoment. Hoe dan ook, pas je taken op jouw ritme aan.

5: Minder je telefoongebruik

Wist je dat de gemiddelde Nederlander een maand per jaar op diens telefoon zit? Best schokkend, of niet?

Waarschijnlijk kun jij ook veel minder op je telefoon zitten dan je momenteel doet. Enkele manieren waarop je direct je telefoongebruik kunt verminderen:

• Schakel notificaties zo veel mogelijk uit.
• Verwijder social media-apps van je telefoon, of kijk hoogstens twee keer per dag 10 minuten per keer.
• Stel een autoreply in op je mail waarin je zegt dat je maar twee keer per dag je mail checkt – en houd je hier ook aan.

Kijk voor meer tips zeker even naar dit artikel over hoe je van je telefoonverslaving af kunt komen.

6: Doe belangrijke en vervelende klusjes als eerst

Je kent het vast wel: je moet al dagen iemand bellen met een vervelende boodschap, of achter een verkeerde belastingaanslag aan. Maar op de een of andere manier denk je elke dag ‘ach, ik heb nu geen zin en het kan later ook wel’. Vervolgens heb je de rest van de dag een sluimerend onbehaaglijk gevoel. Doe daarom klusjes die je vervelend vindt of die belangrijk zijn (of allebei!) als eerste op de dag. Dan heb je dat tenminste gedaan, en kun je de rest van de dag besteden aan leukere klusjes. Het lijkt een logische tip, maar ook ik loop hier ondanks deze kennis vaak genoeg tegenaan.

7: Stop met multitasken

Multitasken heeft nog steeds een goed imago, maar uit verschillende studies blijkt dat onterecht [1][2][3]. Het kan je juist minder productief maken en leiden tot stress. Het gevolg: je doet weliswaar twee dingen tegelijk, maar het resultaat is twee keer net niks. Natuurlijk zijn er mensen die het wel lukt om tijdwinst te boeken met multitasken [4]. Ga dus voor jezelf na of het jou iets oplevert om meerdere dingen tegelijk te doen, of richt je focus op één ding tegelijk. En nee, vrouwen kunnen niet beter multitasken dan mannen – beide geslachten zijn er even goed (of slecht) in.

8: Elimineer afleidingen en verleidingen

Wil je meer focus en werkplezier? Elimineer dan afleidingen en verleidingen uit je omgeving.

Zeker nu we veel thuis werken, zul je vaker worden afgeleid dan je lief is. Je hebt bijvoorbeeld huisgenoten die ook thuis zijn, in de vorm van kinderen, een partner of huisdieren. Die hebben niet altijd boodschap aan het feit dat jij je focus nodig hebt voor je werk of studie. Probeer een ruimte voor jezelf te vinden waarin je niet kan worden afgeleid.

Wees ook duidelijk richting je collega’s of huisgenoten. Stel grenzen aan je bereikbaarheid door je telefoon op bepaalde momenten op stil te zetten. Een noise-canceling headphone kan ook een wereld van verschil maken. Meer tips voor een productieve thuiswerkdag vind je hier!

9: Ga met een doel een vergadering in

Niks is zo vervelend als je collega’s op jou laten wachten omdat je niet voorbereid bent. Bereid een meeting voor, al is het maar vijf minuten van tevoren. Weet ten eerste wat jij kwijt wilt, en ten tweede wat jij van de anderen nodig hebt om sneller verder te kunnen met jouw taken. Dit is niet alleen voor jou tijdbesparend, maar ook voor je collega’s! Zo komen jullie sneller to-the-point en zal de vergadering als veel effectiever worden ervaren.

10: Schakel experts in waar het kan

Een band plakken heb ik nog nooit gedaan. Dat is niet per se uit luiheid, maar vooral een uitkomst van een kosten-baten-analyse. Ik heb namelijk de mazzel met een zeer goedkope fietsenmaker naast de deur, die voor een paar euro mijn fiets weer rijklaar maakt. De tijd die het mij zou kosten om een band te plakken, kan ik beter besteden aan mijn eigen werk. Dat levert me meer geld op, én bespaart me tijd. Bovendien steun ik zo ook nog eens een prachtig beroep en houd ik mijn nagels mooi. Moraal van het verhaal: probeer niet zelf het wiel uit te vinden (of te plakken) als je iemand in je nabije omgeving hebt die het sneller en beter kan dan jij. We zijn er op deze aardbol om elkaar te ondersteunen.